Wat levert beheer van Statements of Work (SOW) in een VMS op voor jouw organisatie?
Benjamin Stockmans, Customer Relationship Manager binnen proUnity, bespreekt in dit webinar de voordelen van ‘Aanneming van werk’, ook wel SoW (Statement of Work) projecten genoemd, en hoe je deze externen in een Vendor Management System (VMS) beheert. Het gebruik van een VMS brengt o.a. duidelijkheid in de SoW uitgaven, die vaak substantieel zijn, zodat er meer visibiliteit en ook compliancy is binnen het bedrijf.
ProUnity is een VMS en MSP platform, vooral actief in België, en dat gespecialiseerd is in het ondersteunen van het inhuurproces van externe talenten met tooling. In onze reeks Mini Learnings rond het inzetten van VMS technologie om het beheer van externe talenten te optimaliseren, zijn ze onze kennispartner voor het webinar over ‘Aanneming van werk’ of SoW.
Waarom SoW contracten onderbrengen in een VMS systeem?
Doorgaans zijn het de business owners zelf die de SoW contracten opvolgen. Er is echter meer en meer vraag naar duidelijkheid en transparantie. Reden waarom Procurement ook steeds vaak een prominente rol inneemt in het proces om controle te hebben over de budgetten.
Een SoW is een formeel document tussen klant en dienstverlener met duidelijke deliverables, verwachtingen, prijs, procesbeschrijvingen, tijdlijnen, SLA’s en KPI’s. In tegenstelling tot Time en Material opdrachten, waar men vaker 1 expert inhuurt, gaat het hier om een multifunctioneel team dat samenwerkt aan een project met welomschreven voorwaarden.
Bij een “SoW based” samenwerking wordt de dienstverlener vergoed op basis van deliverables, SLA’s en KPI’s i.p.v. op basis van een “uurtje factuurtje” samenwerking.
De voordelen van het gebruik van een VMS om SoW leveranciers en contracten te beheren zijn:
- Het RFP proces verloopt meer efficiënt en transparant. Vooral grotere bedrijven, die al vaker op projectmatige basis werken, gaan graag de markt op, om te vergelijken met andere externe medewerkers. VMS systemen bieden een ruimer leveranciersbestand met inzicht in hun expertise en score. Dit kan bvb via een marktplaats met een grote diversiteit aan leveranciers.
- Verhoging van de flexibiliteit en compliancy, waarbij zowel business owners als andere interne stakeholders de SoW contracten kunnen opvolgen. Vendor Management Systemen zijn een centrale plaats waar zowel T&M als SOW projecten kunnen worden gelanceerd, beheerd en opgevolgd.
Hoe wordt een SOW project ingeladen in een VMS?
Tijdens het webinar toont Benjamin ons in een duidelijke demo hoe een SOW project ingeladen kan worden in een VMS. Binnen proUnity zijn er twee type SOW projecten waaruit de klant kan kiezen:
- Een mulitifunctioneel team, betaald op basis van timesheets. Hierbij is proUnity de contracterende partij van de lancering tot opvolging en finalisering van het project.
- Een Fixed Price Project, betaald op basis van welomschreven oplevering. Hier wordt het proUnity systeem gebruikt om een RFP te lanceren in de markt . Het contract wordt getekend tussen de klant/opdrachtgever en de gekozen partij/leverancier.
Het inhuurproces van een multifunctioneel team in het VMS
Binnen het proUnity systeem bestaat de mogelijkheid om binnen een multifunctioneel team duidelijke rollen te definiëren, documenten en contracten op te laden, alsook change requests en extra vragen toe te voegen. Recipiënten kunnen experts zijn van de proUnity marktplaats, maar ook preferred suppliers van de klant kunnen probleemloos toegevoegd worden aan het VMS platform.
Het marktplaats systeem verzekert een ruimer leveranciersbestand met inzicht in hun expertise en scores. Geweigerde consultants kunnen in een aparte onderverdeling worden opgenomen.
Zowel de Business als Procurement kunnen onderhandelen voor een Best and Final Offer, en eens gestart kunnen ze binnen het systeem het budget opvolgen naarmate het project vordert.
Een VMS levert 1 centrale plaats waar je het SOW project kan beheren: opvolging van het actieve team, timesheets, contracten en budget opvolging op 1 overzichtelijk platform.
Meer weten over deze reeks Mini Learnings?
- Op deze pagina vind je alle informatie over de reeks Mini Learnings. Je kan je er ook aanmelden voor het volgende interactieve webinar van Headfirst op 9 Februari 2021 11:30 CET via deze link. Daar zal Myranda van Dyck van Headfirst toelichten hoe je best een RFP opstelt om een Vendor Management Systeem te contracteren dat het beste bij jouw organisatie past. Deelname is gratis.
- Een overzicht van eerdere afleveringen uit deze Mini Learings serie vind je hier.
